Samstag, 14. Januar 2017

Project Management with SharePoint

On 1 January 2017 I published my new ebook „Project Management with SharePoint“. This books shows you how to make your project management more efficient with SharePoint. It is a summary of practical tips and tricks from my experience with SharePoint in projects and programs gained in the recent years as a senior program office manager.
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Make Your Project Management More Efficient


During an average eight-hour workday, each project team member spends about 45 minutes looking for information on the network share, in the email inbox, in project folders – or the information is stored in colleagues computer or the file cabinet. This search for information could have been spent better for more productive project work. More time is lost by project team members due to poor document management practices, inefficient project communication standards and ineffective project collaboration tools.
This book gives responsible staff in program offices or project managers practical proven tips to set-up and customize SharePoint in a way to be more efficient in their projects and programs. It describes valuable information to solve common problems and pitfalls project managers, admin and users encounter. This book is not a guide to learn SharePoint from scratch, but rather deals with important functionalities relevant to project management.

 

Who Should Read This Book?


This Book is intended to make the life easier for project managers and project office staff, who have to set-up and administrate SharePoint sites in projects and programs.
I consider myself not a SharePoint expert but I am an expert in project management and know, how to use SharePoint to make projects more efficient.
The content in this book is aligned primarily to SharePoint 2010 but most of the content may also be used in SharePoint 2013
This book should only complement information from other comprehensive SharePoint books and is not a guide to learn SharePoint from scratch and not for first time users of SharePoint.
e-Book 80 Pages PDF, Color

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Neue Homepage von Roland Wanner

Vor ein paar Wochen habe ich eine neue Homepage erstellt, die nicht mehr auf Wordpress.com läuft, sondern auf einer self-hosted Site auf Wordpress.org. Schauen Sie vorbei bei http://www.rolandwanner.ch/  und Sie erhalten kostenlos ein E-Book. Homepage-Roland-Wanner

Diese Umstellung hatte einige grosse Vorteile:

    • Die Website konnte für Sie viel umfassender gestaltet werden
    • Mit verschiedenen Plug-Ins erhalten Sie Informationen besser dargestellt.
    • Es wird keine Werbung eingeblendet
      Der einzige Nachteil ist, das Self-hosting und die Domain kosten jedes Jahr etwas. Aus meiner Sicht hat sicher aber die Umstellung mehr als gelohnt. Das heisst, diese Site https://pm-evm.blogspot.com/ wird nicht mehr länger unterhalten.
      Kommen Sie auf die neue Site http://www.rolandwanner.ch/ und lesen Sie die neusten Beiträge und Sie erhalten kostenlos ein E-Book von mir.

      Kaufen Sie zu einem günstigen Preis meine Bücher als PDF hier: http://www.rolandwanner.ch/meine-bucher/

      Samstag, 11. Juli 2015

      Projekte erfolgreich planen: Teil 1 – Der Planungsprozess

      Die Projektplanung ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projektcontrolling. Deshalb lernen Sie in den nächsten Blog-Posts, aus welchen Elementen eine wirkungsvolle Projektplanung aufgebaut ist, und wie die einzelnen Schritte miteinander verknüpft sind.
      Mit der Projektplanung werden stets folgende Grundsätze verfolgt:

      • Definieren von realistischen Vorgaben für die zu erbringende Arbeitsleistung (Projektumfang, Termine, Kosten, Qualität und Ressourcen)
      • Effiziente Kommunikation bezüglich der Zukunft zwischen den Projektbeteiligten
      • Basis schaffen für ein wirkungsvolles Projektcontrolling, damit Plan-Abweichungen frühzeitig erkannt werden
      • Darstellung von projektinternen und -externen Abhängigkeiten
      Anforderungen und Ziele sind die Basis
      Die projektspezifischen Anforderungen und Ziele sind die Basis jeder verbindlichen Planung. Mit diesen Vorgaben stürzen sich dann leider viele Projektleiter schnell auf ein Planungs-Werkzeug wie MS Project und fangen an, das Projekt brainstormmäßig zu strukturieren, um schnell ein schönes Balkendiagramm zu erhalten. Dieses unstrukturierte Planungsvorgehen wird sich dann aber sehr bald rächen. Nur mit einem systematischen, strukturierten Planungsvorgehen werden Sie später Ihr Projekt erfolgreich durchführen, überwachen und steuern können.

      Der Planungsprozess
      Unter dem „Projektplan“ versteht man oft nur den Balkenplan (Gantt-Diagramm). Diese Ansicht ist jedoch zu eng gefasst. Gemäß PMBOK® besteht die Projektplanung aus verschiedenen Plänen, die bei kleineren Projekten meistens im „Projekt­ma­na­ge­ment-Plan“ ingetriert sind. Der Balkenplan mit Terminen, Kosten und Ressourcen ist nur einer davon.
      Der Projektmanagement-Plan beschreibt, wie das Projekt ausgeführt, überwacht und gesteuert wird. Er integriert und konsolidiert alle Unterpläne und Baselines des Planungsprozesses:
      • Projektumfangplanung (Plan Scope Management), Scope Baseline
      • Zeitplanung (Plan Schedule Management), Schedule Baseline
      • Kostenplanung (Cost Management Plan), Cost Baseline
      Damit Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen können müssen Sie noch andere wichtige Aktivitäten planen, die nicht oder nur indirekt mit dem Balkenplan zusammenhängen. Neben Projektumfang, Kosten- und Zeitplanung nennt das PMBOK unter anderem folgende begleitenden Planungsprozesse:
      • Qualitätsplanung (Plan Quality Management)
      • Personalressourcenplanung (Plan Human Resource Management)
      • Kommunikationsplanung (Plan Communication Management)
      • Risikomanagementplanung (Plan Risk Management)
      • Einkaufsplanung (Plan Procurement Management)
      • Stakeholderplanung (Plan Stakeholder Management)
      Der Projektmanagement-Plan definiert unter anderem auch folgende Elemente:
      • Phasenmodel für das Projekt und Prozesse für jede Phase
      • Details zur Anpassung des Phasenmodels an das entsprechende Projekt (Tailoring)
      • Beschreibung, wie die Arbeiten ausgeführt werden, um die Projektziele zu erreichen
      • Change Management Plan, der definiert wie Änderungen im Projekte überwacht und gesteuert werden
      • Management-Reviews, deren Inhalt und zeitliche Durchführung
      Die Projektplanung besteht aus verschiedenen Planungselementen, die im Idealfall in einer sequentiellen Reihenfolge ablaufen. Wenn Sie den Projektplan zum ersten mal erstellen zeigt sich in der Praxis jedoch sehr bald, dass spätestens ab dem siebten Planungsschritt (Terminplan) eine Iteration be­ginnt. Dies kann Sie im Extremfall wieder bis zum ersten Planungsschritt zurückführen. Entscheidend ist deshalb nicht das rein sequentielle Ab­ar­beiten der Planungsschritte, sondern vielmehr das alle Planungsschritte durch­geführt werden. Die folgende Abbildungzeigt die acht wichtigsten Elemente einer guten Projektplanung. Diesen Projektplanungsprozess mit allen Elementen finden Sie sinngemäß auch im PMBOK®.

      Mit acht Planungsschritten zur erfolgreichen Planung


      Wenn Sie ein Projekt in ähnlicher Art schon einmal durchgeführt haben, dann wird das aktuelle Projekt einfacher zu planen sein. Wenn Sie jedoch „Neuland“ betreten, viele Organisationseinheiten vom Projekt betroffen sind oder mitarbeiten, dann dürfen Sie nicht überrascht sein, wenn der Planungsprozess einiges aufwändiger ist und Sie diesen mehrmals vollständig neu durchlaufen müssen.
      Mehr über Projektplanung und Controlling erfahren Sie im meinen Buch Projektcontrolling – Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern

      Freitag, 3. Juli 2015

      EVM World 2015 – Präsentationsfolien verfügbar

      EVM World 2015
      Vom 27.-29. May 2015 hat die EVM World in New Orleans stattgefunden. Die Präsentationsfolien aller Beiträge sind seit kurzem Online wieder beim PMI College of Perfomance Management abrufbar. Auch ohne bei dieser wichtigen Konferenz dabei zu sein ist es doch interessant zu entdecken was die EVM Welt bewegt. Es gibt wie immer Grundlagen-Themen, aber auch viele Spezialthemen zum Beispiel über Agile EVM, IBR, Guidlines usw.
      Um die Folien herunterzuladen gehen Sie an folgende Adresse:
      http://www.evmlibrary.org/
      Dort klicken Sie auf “I Agree” und markieren auf der folgenden Seite rechts das Keyword “EVM World 2015″ und klicken dann auf “Search”. Ich hoffe Sie können von der gebotenen Themenvielfalt profitieren.

      Dienstag, 16. Dezember 2014

      New Earned Value Management E-Book Available

      EVM smallMy Earned Value Management books are best selling in the genre project control in the German speaking markets. I’m glad to announce that my first e-book about Earned Value Management in the English language is now also available as an e-book on amazon.com and on Kobo and their regional sites.

      This book covers on more than 140 pages the basic concepts of EARNED VALUE MANAGEMENT in an easy understandable way, supported by many graphical illustrations.

      In this book, you discover the best project control method:

      • The Genesis of Earned Value Management
      • What is Earned Value Management and why do we need it?
      • Project planning when using Earned Value Management
      • The calculation of the Earned Value and its derived performance
        figures
      • Project monitoring with EVM performance figures
      • Project forecasts (final project costs, cost overrun, closure date)
      • Earned Value Management reporting
      The terminology used in this book is identical to the PMBOK ® Guide Fifth
      Edition 2013 of the PMI

      This book is an indispensable manual for beginners in the EVM topic but also for experienced Project Managers, Project Controls Specialists and Project Portfolio Managers who have the first contact with EVM.
      Discover How to Get Project Performance, Costs and Schedule Under Control. Buy the book now!

      Donnerstag, 21. August 2014

      How to be a Master Scheduler

      Am 19. Februar habe ich in diesem Blogbeitrag zwei Amerikanische Projekplanungs-Guidlines vorgestellt, die es Wert sind einmal angeschaut zu werden. Vor ein paar Tagen habe ich angefangen die erste Guideline durchzuarbeiten. Ich kann nur sagen, ich bin absolut erstaunt, was für ein umfassendes Wissen in dieser Guideline steckt. Wer auf MS Project oder einer anderen Projektplanungssoftware grössere Projektpläne erstellt sollte unbedingt diese (kostenlose) Guideline lesen:

      The GAO Schedule Assessment Guide (GAO) developed by the United States Government Accountability Office. „This is a handbook for anyone looking for advice on how to construct credible best practice schedules“.

      GAO

       Wer nur schon ein paar wesentliche Vorgehensweisen bei der Projektplanung befolgt, erstellt einen Projektplan, der die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projektes verbessert und in späteren Projektverlauf auch weniger Schwierigkeiten damit hat.
      Hier ein paar Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen definieren:
      • Prüfen Sie, ob Sie Arbeiten parallel ausführen können, um so die Projektdauer zu verkürzen.
      • Jeder Vorgang sollte mindestens einen Vorgänger und mindestens einen Nachfolger aufweisen. Ausnahme: Start- und Endvorgang (Meilenstein). Hinterlassen Sie keine Waisen!
      • Ich rate Ihren ab Sammelvorgänge miteinander zu verknüpfen oder Sammelvorgänge mit Aktivitäten zu verknüpfen – sie werden nur Probleme damit erhalten. Sammelvorgänge sind keine produktiven Arbeiten sondern nur eine dargestellte Summe der Vorgänge unter ihnen. Verknüpfen Sie nur Vorgänge mit Vorgängen oder Meilensteinen.
      • Verwenden Sie möglichst keine harten Zeiteinschränkungen wie: „Muss enden am“ oder muss „muss anfangen am“, auch bei Meilensteinen. Bei Meilensteinen können Sie Stichtage (Deadline) anzeigen lassen, die sich sehr gut für die Projektüberwachung eignen.
      • Geben Sie möglichst keine Termine manuell vor, ausser das Projekt-Start­da­tum und planen Sie alle Vorgänge mit der Einschränkungsart „so früh wie möglich“.
      Das sind nur einige der vielen Weisheiten in dieser Guidline. Als nächstes werde ich mir den “The Planning & Scheduling Excellence Guide (PASEG)” zur Gemüte führen. Trockene Marterie aber sicher lehrreich!

      Samstag, 2. August 2014

      Parkinson’s Law: Das Geheimnis des effizienten Projektmanagements

      Time_300x200Jeder Projektleiter und Projektcontroller sollte das Parkinson’s Law kennen. Es wurde von Cyril Northcote Parkinson als Teil des ersten Satzes einer humorvollen Essay im Jahr 1955 im „The Economist“ veröffentlicht und mit anderen Essays im Buch Parkinsons Gesetz abgedruckt: The Pursuit of Progress (London, John Murray, 1958).
      Das Parkinson’s Law lautet:

      “Work expands so as to fill the time available for its completion.”
      „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“
      Jeder Projekt-Manager hat sicher schon Erfahrungen mit dem Parkinsonschen Gesetz gemacht. Ein bekanntes Beispiel dafür ist: Ein Projektmitarbeiter bekommt eine Aufgabe, die im schlimmsten Fall nur ein paar Stunden dauert. Dafür wurde aber im Projektplan eine Woche Dauer zugeordnet. Wie durch ein Wunder wird die Aufgabe in der letzten Minute des letzten Tages der zugewiesenen Woche (und manchmal auch nicht) beendet.
      Die Definition der Parkinson-Gesetz kann auch auf andere Einschränkungen als die Zeit adaptiert werden, beispielsweise auf das Budget. Hier könnte das Gesetz lauten: Die Gesamtkosten dehnen sich in genau auf das Maß aus, wie Budget für die Erledigung zur Verfügung steht.
      Auch hier, haben die meisten Projektleiter die Erfahrung gemacht, das praktisch kein Projekt ohne das Budget auszuschöpfen beendet wird. Auch wenn er Reserven für Risiken und Notfälle eingeplant hat, auch dann wird das Budget meistens vollständig aufgebraucht oder überzogen.

      Was bedeutet jetzt dies für Ihr Projekt?
      1. Die Arbeitspaketdauer/Vorgangsdauer sollten nach der optimistischen Dauer geplant und das Arbeitspaket sollte zum frühest möglichen Zeitpunkt gestartet werden.
      2. Die zeitlichen Puffer, zum Beispiel die Differenz zwischen optimistischer Dauer und pessimistischer Dauer, werden kumuliert und an kritische Stellen im Netzplan und/oder an das Ende des Projektes als gemeinsamer Puffer angehängt.
      3. Hinterfragen Sie die Schätzungen Ihrer Projektmitarbeiter. Wie kommen sie auf diese Werte. Lassen Sie die Schätzung erklären.
      4. Es ist oft sinnvoll die Arbeitspakete weiter in verschiedene Aktivitäten aufzuteilen um es besser schätzen und planen zu können.
      Speziell Punkt 1 und 2 nimmt sich die Critical Chain Methode zu Herzen. Durch die Absicherung des Projektes mit unabhängigen Puffern gegen die unabwendbaren Risiken und durch die optimistische Schätzung der Dauer der Vorgänge lässt sich die Projektdauer typischerweise um 15-25% verkürzen. Damit lässt sich auch das Studenten-Syndrom vermeiden (mache die Arbeit in der letzten Minute), aber auch das Parkinson-Gesetz.

      Adams