Aus der Projektstrukturplanung wissen Sie, dass die Gliederung eines Projektes so detailliert vorgenommen werden sollte, bis plan- und kontrollierbare Arbeitspakete entstehen. Diese werden dann einer organisatorischen Stelle (Arbeitsgruppe, Fachabteilung oder externem Auftragnehmer) oder einem Projektteammitglied zur Realisierung übergeben. 
Eine zu feine Detaillierung des Projektgegenstandes verringert die Übersichtlichkeit und verschlechtert das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Projektplanung. Eine zu grobe Detaillierung erhöht das Risiko einer Termin- und Kostenüberschreitung. Die Arbeitspaketgrösse sollte deshalb so gewählt werden, dass das Arbeitspaket sicher gemanagt und controlled werden kann.
Eines der häufigsten Probleme bei Projekten, die zeitlich hinter dem Projektplan stehen, sind zu grosse Arbeitspakete. Diese geraten sehr oft ausser Kontrolle. Wenn ein Arbeitspaket auf 8 Monate Dauer geschätzt ist und ein Aufwand von 475 Personentagen hat, (3 Personen arbeiten Vollzeit am Arbeitspaket), dann ist das kein Arbeitspaket, sondern ein Teilprojekt!
Um sicherzustellen, dass die Arbeitspakete die richtige Grösse haben, kann man den folgenden Faustregeln anwenden:
- Kein Arbeitspaket sollte kleiner als 8 oder grösser als 80 Personenstunden Dauer sein. Dies führt dazu, dass Ihr Arbeitspaket zwischen 1-10 Tage lang wird.
- Kein Arbeitspaket sollte länger sein als der Abstand zwischen zwei Statusterminen. Das heisst, wenn Sie eine wöchentliche Statussitzung haben, dann sollten die Arbeitspakete nicht länger als eine Woche dauern.
Diese Regel ist nützlich, wenn es Zeit ist, den Fortschritt zu berichten. Dann wird nicht länger über Arbeitspakete gesprochen, welche zu 25%, 40% oder 68% fertig sind. Wenn Sie der wöchentlichen Regel folgen, dann ist ein Arbeitspaket entweder abgeschlossen (100%), angefangen (50%), oder nicht angefangen (0%). Kein Arbeitspaket sollte einen Status von 50% für zwei aufeinander folgende Statussitzungen haben. Diese Vorgehensweise kommt natürlich dem Earned Value Management sehr entgegen und gewährleistet ein wirkungsvolles , zeitnahes Projektcontrolling, dass Projektprobleme frühzeitig aufdeckt.
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