Ampel haben sich nicht nur im Straßenverkehr bewährt sondern auch
beim wöchentlichen oder monatlichen Projektstatusreporting. Mit Ampeln
können Sie einfach und effizient den Status verschiedener
Projektkennwerte bewerten, z.B.: Gesamtprojekt, Projektumfang, Termine,
Kosten, Qualität, Ressourcen, Kunde und Projektnutzen. Der Vorteil des
Ampelcontrollings ist, dass die Stakeholder auf einen Blick schnell den
Status des Projektes sehen, was besonders bei einer Vielzahl von
Projekten sehr hilfreich ist. Mit der Ampelfarbe und dem
Kommentar/Steuerungsvorschlag des Projektleiters kann dann das
Management sehr schnell Entscheidungen treffen.
Die Ampeln werden vom Projektleiter auf Basis der Daten gesetzt, die
das Projekt zum Zeitpunkt des Reportings hat und schauen nicht in die
Zukunft. Sie können durch Pfeile (rauf, runter, gleichbleibend) ergänzt
werden, welche die Veränderungen gegenüber dem letzten Report
festhalten. Wenn der Statusreport an das Projektportfolio-Management
weitergeleitet wird, kann dieses bei Bedarf zusätzlich seine Sicht mit
einer Ampel kundtun. Gelbe oder rote Ampeln müssen im
Projektstatusreport zwingend kommentiert werden.
Ich
habe festgestellt, dass Projektleiter mit dem Setzen der Ampelfarben
oft überfordert sind, da kein richtiger Maßstab bzw. Grenzwerte als
Vergleich vorhanden sind. Dieses Problem kann weitestgehend vermieden
werden, wenn die Bedeutung der Farben eindeutig definiert wird und diese
Definitionen und Grenzwerte am besten auch auf den entsprechenden
Formularen in Form einer Fußnote vermerkt sind.
Die
definierten Grenzwerte können in Einzelfällen jedoch nicht geeignet
sein. Für ein zeitkritisches Projekt mit einer Konventionalstrafe können
die Grenzwerte für Terminabweichungen viel zu hoch liegen. Das heißt,
bei Problemen kommt die rote Ampel viel zu spät. Deshalb sollten bei
solchen Projekten die Grenzwerte, in Absprache mit dem PPM, angepasst
werden.
Wenn der Projektstatusreport nicht bei allen Ampeln die beruhigende
Farbe Grün zeigt, sondern gelbe und rote Ampeln leuchten, so sind
definitiv Maßnahmen fällig, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Das Management wird nach den Problemen und den getroffenen Maßnahmen
fragen – wenn alles auf Grün ist kommen keine Fragen.
Eines sollten Sie jedoch beachten: Die monatlichen Ampeln kommen für
eine wirkungsvolle Steuerung meistens zu spät! Deshalb wären für kurze
oder risikoreiche Projekte ein wöchentliches
Statusreporting/Ampelbericht sinnvoll.
Regeln für das Ampelmanagement:
- Ampeln werden immer vom Projektleiter gesetzt. Dazu können zusätzliche Ampelbetrachtungen kommen, z.B. vom Projektportfolio-Manager.
- Die Ampelstellung des Projektleiters darf nicht durch den Auftraggeber oder das Linienmanagement besser gestellt werden.
- Die führende Ampel steuert immer die Gesamtampel. So ist es bei Projekten mit Konventionalstrafen oft die Termin- oder Qualitätsampel.
- Für jeden Projektkennwert und jede Ampelfarbe sollten Grenzwerte definiert werden.
- Beachten Sie, trotz der definierten Grenzwerte basieren die Ampeln auf dem subjektiven Empfinden des Ampelstellers.
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