Die Ampelsteuerung – So erkennt das Management schnell den Projektstatus

Ampel haben sich nicht nur im Straßenverkehr bewährt sondern auch beim wöchentlichen oder monatlichen Projektstatusreporting. Mit Ampeln können Sie einfach und effizient den Status verschiedener Projektkennwerte bewerten, z.B.: Gesamtprojekt, Projektumfang, Termine, Kosten, Qualität, Ressourcen, Kunde und Projektnutzen. Der Vorteil des Ampelcontrollings ist, dass die Stakeholder auf einen Blick schnell den Status des Projektes sehen, was besonders bei einer Vielzahl von Projekten sehr hilfreich ist. Mit der Ampelfarbe und dem Kommentar/Steuerungsvorschlag des Projektleiters kann dann das Management sehr schnell Entscheidungen treffen.
Die Ampeln werden vom Projektleiter auf Basis der Daten gesetzt, die das Projekt zum Zeitpunkt des Reportings hat und schauen nicht in die Zukunft. Sie können durch Pfeile (rauf, runter, gleichbleibend) ergänzt werden, welche die Veränderungen gegenüber dem letzten Report festhalten. Wenn der Statusreport an das Projektportfolio-Management weitergeleitet wird, kann dieses bei Bedarf zusätzlich seine Sicht mit einer Ampel kundtun. Gelbe oder rote Ampeln müssen im Projektstatusreport zwingend kommentiert werden.

Ich habe festgestellt, dass Projektleiter mit dem Setzen der Ampelfarben oft überfordert sind, da kein richtiger Maßstab bzw. Grenzwerte als Vergleich vorhanden sind. Dieses Problem kann weitestgehend vermieden werden, wenn die Bedeutung der Farben eindeutig definiert wird und diese Definitionen und Grenzwerte am besten auch auf den entsprechenden Formularen in Form einer Fußnote vermerkt sind.

Die definierten Grenzwerte können in Einzelfällen jedoch nicht geeignet sein. Für ein zeitkritisches Projekt mit einer Konventionalstrafe können die Grenzwerte für Terminabweichungen viel zu hoch liegen. Das heißt, bei Problemen kommt die rote Ampel viel zu spät. Deshalb sollten bei solchen Projekten die Grenzwerte, in Absprache mit dem PPM, angepasst werden.
Wenn der Projektstatusreport nicht bei allen Ampeln die beruhigende Farbe Grün zeigt, sondern gelbe und rote Ampeln leuchten, so sind definitiv Maßnahmen fällig, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Das Management wird nach den Problemen und den getroffenen Maßnahmen fragen – wenn alles auf Grün ist kommen keine Fragen.
Eines sollten Sie jedoch beachten: Die monatlichen Ampeln kommen für eine wirkungsvolle Steuerung meistens zu spät! Deshalb wären für kurze oder risikoreiche Projekte ein wöchentliches Statusreporting/Ampelbericht sinnvoll.
Regeln für das Ampelmanagement:

• Ampeln werden immer vom Projektleiter gesetzt. Dazu können zusätzliche Ampelbetrachtungen kommen, z.B. vom Projektportfolio-Manager.
• Die Ampelstellung des Projektleiters darf nicht durch den Auftraggeber oder das Linienmanagement besser gestellt werden.
• Die führende Ampel steuert immer die Gesamtampel. So ist es bei Projekten mit Konventionalstrafen oft die Termin- oder Qualitätsampel.
• Für jeden Projektkennwert und jede Ampelfarbe sollten Grenzwerte definiert werden.
• Beachten Sie, trotz der definierten Grenzwerte basieren die Ampeln auf dem subjektiven Empfinden des Ampelstellers.

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