Die richtige Arbeitspaketgrösse und -dauer

Die Arbeitspaketgrösse ist selten ein Thema bei der Projektplanung. Meine Erfahrung zeigt aber, dass es ein Thema sein sollte, denn Arbeitspakete werden meistens “zu gross” geplant. Aus der Projektstrukturplanung wissen Sie, dass die Gliederung eines Projektes so detailliert vorgenommen werden sollte, bis plan- und kontrollierbare Einheiten (Arbeitspakete) entstehen. Diese werden einer organisatorischen Stelle (Arbeitsgruppe, Fachabteilung oder externem  Auftragnehmer) oder einem Projektteammitglied zur Realisierung übergeben.
Eine zu feine Detaillierung des Projektgegenstandes verringert die Übersichtlichkeit und verschlechtert das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Projektplanung. Eine zu grobe Detaillierung erhöht das Risiko einer Termin- und Kostenüberschreitung. Die Arbeitspaketgrösse sollte deshalb so gewählt werden, dass das Arbeitspaket sicher überwacht werden kann. Um sicherzustellen, dass die Arbeitspakete die richtige Grösse haben, kann man die folgenden Faustregeln anwenden :

Die 8/80-Regel
Kein Arbeitspaket sollte kleiner als 8 oder grösser als 80 Personenstunden Dauer sein. Dies führt dazu, dass Ihr Arbeitspaket zwischen 1-10 Tage lang wird.

Die Reportingperiode-Regel
Kein Arbeitspaket sollte länger sein als der Abstand zwischen zwei Statusterminen. Das heisst, wenn Sie eine wöchentliche Statussitzung haben, dann sollten die Arbeitspakete nicht länger als eine Woche dauern. Diese Regel ist nützlich, wenn es Zeit ist, den Fortschritt zu berichten. Dann wird nicht länger über Arbeitspakete gesprochen, welche zu 25%, 40% oder 68% fertig sind. Wenn Sie der wöchentlichen Regel folgen, dann ist ein Arbeitspaket entweder abgeschlossen (100%), angefangen (50%), oder nicht angefangen (0%). Kein Arbeitspaket sollte einen Status von 50% für zwei aufeinander folgende Statussitzungen haben.

Die „wenn sinnvoll“ Regel
Wenn Sie erwägen, die Arbeitspakete weiter herunterzubrechen, dann kann es drei Gründe dafür geben:

1. Das Arbeitspaket ist einfacher zu schätzen. Kleinere Arbeitspakete bringen weniger Unsicherheit und erlauben genauere Schätzung¬en.
2. Das Arbeitspaket ist einfacher zu vergeben. Grosse Arbeitspakete an viele Personen vergeben, verlieren tendenziell an Verantwortlich¬keit. Das Herunterbrechen der Arbeitspakete in kleinere Teile macht die Verantwortlichkeit klarer. Mit kleineren Arbeitspaketen erhalten Sie auch eine grössere Flexibilität in der Termin- und Ressourcenplanung.
3. Das Arbeitspaket ist einfacher zu überwachen. Hier trifft die gleiche Logik zu wie bei der Berichterstattungs-Regel. Kleinere Arbeitspakete geben mehr fassbare Statuspunkte, so haben Sie genauere Fortschrittsberichte.

In unserer Nachbarschaft wurde kürzlich ein kurvenreiches Eisenbahnlinienstück von ca. 20 Kilometern mit einigen Brücken und Tunnels saniert. Es wurden 37 Millionen Schweizer Franken in 33 Tagen verbaut. Was denken Sie, waren die Arbeitspakete hier auch einige Tage lang?

Wann sind Arbeitspakete zu gross?

Aus der Projektstrukturplanung wissen Sie, dass die Gliederung eines Pro­jektes so detailliert vorgenommen werden sollte, bis plan- und kontrollierbare Arbeitspakete entstehen. Diese werden dann einer organisatorischen Stelle (Arbeitsgruppe, Fachabteilung oder externem Auf­tragnehmer) oder einem Projektteammitglied zur Realisierung über­geben.
Eine zu feine Detaillierung des Projektgegenstandes verringert die Übersichtlichkeit und verschlechtert das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Projektplanung. Eine zu grobe Detaillierung erhöht das Risiko einer Termin- und Kostenüberschreitung. Die Arbeitspaketgrösse sollte deshalb so gewählt werden, dass das Arbeitspaket sicher gemanagt und controlled werden kann.
Eines der häufigsten Probleme bei Projekten, die zeitlich hinter dem Projektplan stehen, sind zu grosse Arbeitspakete. Diese geraten sehr oft ausser Kontrolle. Wenn ein Arbeitspaket auf 8 Monate Dauer geschätzt ist und ein Aufwand von 475 Personentagen hat, (3 Personen arbeiten Vollzeit am Arbeitspaket), dann ist das kein Arbeitspaket, sondern ein Teilprojekt!
Um sicherzustellen, dass die Arbeitspakete die richtige Grösse haben, kann man den folgenden Faustregeln anwenden:

• Kein Arbeitspaket sollte kleiner als 8 oder grösser als 80 Personenstunden Dauer sein. Dies führt dazu, dass Ihr Arbeitspaket zwischen 1-10 Tage lang wird.


• Kein Arbeitspaket sollte länger sein als der Abstand zwischen zwei Statusterminen. Das heisst, wenn Sie eine wöchentliche Statussitzung haben, dann sollten die Arbeitspakete nicht länger als eine Woche dauern.
  

Diese Regel ist nützlich, wenn es Zeit ist, den Fortschritt zu berichten. Dann wird nicht länger über Arbeitspakete gesprochen, welche zu 25%, 40% oder 68% fertig sind. Wenn Sie der wöchentlichen Regel folgen, dann ist ein Arbeitspaket entweder abgeschlossen (100%), angefangen (50%), oder nicht angefangen (0%). Kein Arbeitspaket sollte einen Status von 50% für zwei aufeinander folgende Statussitzungen haben. Diese Vorgehensweise kommt natürlich dem Earned Value Management sehr entgegen und gewährleistet ein wirkungsvolles , zeitnahes Projektcontrolling, dass Projektprobleme frühzeitig aufdeckt.

EVM-Daten effizient erheben

Die Datenerfassung beim EVM sollte ein Nebenprodukt des bereits bestehenden Reportings sein. So wird der Aufwand nicht als zusätzliche Belastung angesehen. Die Qualität der erhobenen Daten sollte dabei nur so detailliert und genau wie nötig sein, also nicht auf die Kommastelle genau. Oberstes Ziel wäre es, dass alle Daten bei der Entstehung, z.B. beim Projektmitarbeiter, in ein zentrales Projekt-Informationssystem eingegeben werden.
Die wichtigsten Schritte zur guten Datenerhebung sind:

• Bestimmen einer richtigen Arbeitspaketgrösse
• Definieren Sie, wie der Fertigstellungsgrad bestimmt wird
• Definieren Sie, wie die Kosten bestimmt werden
• Konzentrieren Sie Sich nur auf die wichtigen, kritischen Werte
  

Wenn Arbeitspakete zu klein sind, dann entsteht für das Projektteam durch die Berichterstattung übermässig viel Arbeit und ein Papierkrieg. Bei zu grossen Arbeitspaketen ist die Gefahr gross, dass der Arbeitsfortschritt nicht mehr periodisch gemessen wird und so Steuerungsmassnahmen zu spät eingeleitet werden. Wenn der Arbeitsfortschritt monatlich rapportiert wird, dann sollte die Arbeitspaketdauer kürzer sein als einen Monat, also ungefähr zwei bis maximal drei Wochen.
Die Projektdaten sollten spätestens fünf Tage nach Monatsende auswertbar sein, damit sie als Frühwarnsystem benutzbar sind. Bei kurzen und/oder komplexen, risikoreichen Projekten ist sogar wöchentliches Auswerten der EVM-Daten sinnvoll. Nur so kann schnell reagiert werden und Massnahmen greifen schneller. In der Praxis ist der ganze Rap­portierungsprozess jedoch oft viel zu langsam da noch viele Schritte manuell abgewickelt werden und durchgängige Softwareunterstützung fehlt. Mit den aktuellen Enterprise Project Management Softwaresystemen wie z.B. Microsoft EPM, OPX2, Planview und dem effizienten Erheben der Projektdaten beim Erzeuger wird ein wirkungsvolles Reporting wesentlich unterstützt.